Política de tratamiento de datos personales de Zuno

BORRADOR — REQUIERE REVISIÓN DE UN ABOGADO. No publicar sin completar los campos entre corchetes, confirmar los flujos reales de datos, los proveedores y las medidas de seguridad, y validar el texto con asesoría jurídica colombiana.

Versión: [VERSIÓN] · Vigente desde: [FECHA] · Última actualización: [FECHA]

1. Responsable y alcance

[RAZÓN SOCIAL DE ZUNO], identificada con NIT [NIT], domiciliada en [CIUDAD, COLOMBIA], con dirección [DIRECCIÓN], correo [CORREO DE PRIVACIDAD] y teléfono [TELÉFONO] (en adelante, “Zuno”), adopta esta política conforme a la Ley 1581 de 2012, sus normas reglamentarias y el capítulo 25 del título 2 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1074 de 2015, que compiló disposiciones del Decreto 1377 de 2013.

Esta política cubre los datos personales que Zuno trata como responsable en la administración de sus relaciones comerciales y de la plataforma SaaS. Cuando un salón, barbería, spa u otro negocio (“Negocio”) usa Zuno para administrar citas y la información de sus clientes, el Negocio define las finalidades y actúa, por regla general, como responsable; Zuno actúa como encargado, siguiendo las instrucciones del Negocio y el contrato de transmisión aplicable. El Negocio debe informar a sus clientes sobre sus propias finalidades y canales. Esta política de Zuno no sustituye la política del Negocio.

2. Definiciones

Se aplican las definiciones de la Ley 1581 de 2012. En particular: titular es la persona natural a quien corresponden los datos; tratamiento comprende recolectar, almacenar, usar, circular o suprimir; responsable decide sobre la base de datos o el tratamiento; encargado trata datos por cuenta del responsable; y autorización es el consentimiento previo, expreso e informado, salvo excepción legal.

3. Datos y finalidades

3.1 Tratamientos de Zuno como responsable

Según las funciones efectivamente habilitadas y los datos necesarios, Zuno podrá tratar datos de representantes, administradores, empleados de Negocios, proveedores, aliados y prospectos, tales como nombre, cargo, correo, teléfono, datos de identificación empresarial, credenciales y registros de soporte; así como datos de cuenta, facturación y pagos del suscriptor. Las finalidades podrán incluir:

• crear, autenticar, administrar y proteger cuentas de suscripción;
• prestar, mantener, dar soporte y mejorar las funciones del SaaS y atender solicitudes;
• gestionar contratación, facturación, cobros y obligaciones legales o contables;
• comunicar información operativa, cambios del servicio y alertas de seguridad;
• prevenir fraude, investigar incidentes, hacer cumplir contratos y defender derechos;
• enviar novedades comerciales sobre Zuno únicamente cuando exista autorización válida o una base legal aplicable, con mecanismo sencillo para dejar de recibirlas;
• cumplir requerimientos de autoridades y obligaciones legales.

3.2 Tratamientos por cuenta de los Negocios

Por instrucciones del Negocio, Zuno podrá alojar y tratar datos de clientes y personal del Negocio necesarios para gestionar reservas, disponibilidad, servicios, comunicaciones transaccionales, historial de citas y reportes funcionales. Los datos concretos, las finalidades autorizadas, las integraciones y los canales de titulares deben quedar descritos por el Negocio en sus avisos, política, autorizaciones e instrucciones. Zuno no deberá usar estos datos para publicidad propia, perfilar a los clientes para fines propios ni combinarlos entre Negocios, excepto si existe una instrucción válida y una base legal independiente previamente informada.

Completar/validar antes de publicar: datos que realmente se recogen; categorías de usuarios; canales/SMS/correo/WhatsApp; analítica; proveedores; ubicación de alojamiento y respaldos; plazos de retención; y si se recolectarán datos sensibles, de menores o de pago. No solicitar datos sensibles (por ejemplo, salud, alergias o biométricos) salvo necesidad demostrada, autorización explícita y medidas reforzadas; debe ofrecerse alternativa cuando la respuesta no sea obligatoria. La plataforma no debe almacenar números completos de tarjetas ni códigos de seguridad si los pagos los procesa un tercero.

4. Derechos de los titulares

El titular podrá conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización cuando proceda; ser informado sobre el uso; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite ante el responsable; revocar la autorización y/o pedir la supresión cuando sea legalmente procedente; y acceder gratuitamente a sus datos. Estos derechos no son absolutos: la supresión o revocatoria puede no proceder mientras exista un deber legal o contractual de conservar o tratar información.

Si la solicitud se refiere a una reserva o a datos que el Negocio decidió tratar, deberá dirigirse primero al Negocio responsable identificado en la reserva o su política. Zuno la remitirá al Negocio cuando corresponda y le prestará apoyo razonable como encargado. Si se refiere a tratamientos propios de Zuno, se tramitará por los canales del apartado 5.

5. Consultas y reclamos

Enviar solicitudes a [CORREO DE PRIVACIDAD], asunto “Datos personales – [consulta/reclamo]”, o por correo físico a [DIRECCIÓN], dirigidas a [ÁREA/PERSONA RESPONSABLE]. Incluir identificación del titular, descripción clara de la solicitud, datos de contacto y soportes o representación cuando aplique. Zuno podrá solicitar información razonable para verificar identidad y prevenir acceso no autorizado.

Las consultas se atenderán dentro de diez (10) días hábiles desde su recibo; si no es posible, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales. Los reclamos se atenderán dentro de quince (15) días hábiles; si no es posible, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales. Si el reclamo está incompleto, se pedirá subsanarlo; el titular tendrá cinco (5) días hábiles para completar. Si Zuno no es competente, dará traslado al competente dentro de dos (2) días hábiles e informará al titular. Estos términos siguen la regulación aplicable y deben revisarse si esta cambia.

6. Autorización y prueba

Cuando Zuno actúe como responsable y la ley exija autorización, la solicitará antes o al momento de recolectar los datos, indicará las finalidades y derechos y conservará evidencia consultable. El silencio, la inacción y una casilla premarcada no son autorización. Una autorización para publicidad será separada, opcional y revocable, y no condicionará una reserva ni la prestación básica del SaaS.

En el flujo de reserva del Negocio, corresponde al Negocio definir el texto y obtener y conservar autorización para sus finalidades. Zuno, como encargado, podrá facilitar el mecanismo y registrar la evidencia por cuenta del Negocio, de acuerdo con instrucciones documentadas.

7. Seguridad, confidencialidad y acceso

Zuno implementará medidas administrativas, técnicas y humanas razonables y proporcionales al riesgo para proteger los datos contra pérdida, consulta, uso, alteración o acceso no autorizado. Limitará el acceso al personal y proveedores que lo necesiten, sujetos a deber de confidencialidad. Ninguna medida garantiza seguridad absoluta. Los incidentes se gestionarán y comunicarán conforme a la ley y a los acuerdos con cada Negocio.

8. Encargados, proveedores y circulación

Zuno podrá contratar proveedores de infraestructura, mensajería, soporte, analítica, autenticación y pagos cuando sean necesarios, bajo acuerdos de confidencialidad y tratamiento adecuados. Publicar una lista real de proveedores, sus países y funciones y definir el mecanismo para cambios u objeciones. Cuando se transmitan datos al exterior a un proveedor encargado, deberá existir el contrato de transmisión exigible; si se transfieren a otro responsable, aplicarán las reglas de transferencia internacional y demás requisitos legales. No se presume autorización para compartir datos con fines propios de terceros.

9. Retención y supresión

Zuno conservará datos solo durante el tiempo necesario para las finalidades informadas, el servicio contratado y el cumplimiento de obligaciones legales, contables, contractuales o de defensa de reclamaciones. Al finalizar el servicio, los datos tratados por cuenta del Negocio se devolverán, exportarán o suprimirán según instrucciones y contrato, salvo conservación legal o copias de respaldo sujetas a ciclos de eliminación. Definir y publicar períodos concretos por categoría antes de implementar.

10. Datos sensibles, menores y cookies

Zuno no buscará recolectar datos sensibles ni datos de menores salvo que el servicio lo requiera y exista una base legal y autorización específica según corresponda. Cuando el titular sea menor, deberá atenderse su interés superior y derechos prevalentes y obtenerse autorización del representante legal en los casos exigidos, escuchando al menor según su madurez. El Negocio deberá identificar el fundamento y finalidad de cualquier dato sensible que cargue.

Si el sitio usa cookies o tecnologías similares, informar en un aviso separado qué tecnologías se usan, para qué, por cuánto tiempo y cómo administrarlas; activar cookies no esenciales solo con el mecanismo y consentimiento que determine la revisión legal y técnica.

11. Cambios y vigencia

Esta política rige desde [FECHA] y hasta que sea modificada. Los cambios sustanciales se informarán por [CANAL] antes de aplicarse cuando la ley lo exija. Si el cambio implica nuevas finalidades que requieran autorización, esta se solicitará antes del nuevo tratamiento.

12. Fuentes normativas consultadas

Consultadas el 6 de octubre de 2026:

• Ley Estatutaria 1581 de 2012 — Gestor Normativo de Función Pública .
• Decreto 1074 de 2015, capítulo 25 — Normograma de Cancillería , en especial arts. 2.2.2.25.3.1, 2.2.2.25.4.2 a 2.2.2.25.4.4, 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2.
• SIC: las casillas premarcadas, el silencio y la inacción no constituyen consentimiento , consultado el 6 de octubre de 2026.

REQUIERE REVISIÓN DE UN ABOGADO antes de su adopción o publicación.